Vom erledigten Auftrag zur bezahlten Rechnung: Ein Ablauf für Freelancer

Eine Rechnung kann rechnerisch stimmen und trotzdem unbezahlt bleiben: Sie landet im falschen Postfach, eine Bestellnummer fehlt oder sie enthält Arbeiten, die niemand freigegeben hat. Bevor du das Rechnungslayout änderst, prüfe deshalb den Weg von deinen Projektaufzeichnungen bis zur Zahlungsabwicklung beim Kunden.

Der folgende Ablauf richtet sich an Selbstständige mit Kundenaufträgen. Die beiden mit Deutschland gekennzeichneten Abschnitte behandeln deutsche Vorschriften. Sie sind keine steuerliche Checkliste für jedes Land.

Kläre die Abrechnung vor Projektbeginn

Lege die geschäftliche Vereinbarung zu deinen Projektunterlagen. Sie sollte vier praktische Fragen beantworten:

• Was ist enthalten? Benenne die Ergebnisse, enthaltene Korrekturrunden, abrechenbare Besprechungen und Auslagen. Halte fest, wie ihr zusätzliche Arbeiten vereinbart.
• Was kostet es? Nenne Stundensatz oder Festpreis, Währung und die Angabe, ob die Preise anfallende Steuern enthalten. Wähle einen Zahlungsweg, den beide Seiten nutzen können, und berücksichtige mögliche Abwicklungskosten bei deiner Kalkulation.
• Wann rechnest du ab? Vereinbare Meilensteine, monatliche Abrechnung oder einen anderen Anlass sowie die Zahlungsbedingungen. Unterscheide dabei zwischen Lieferung und einer gegebenenfalls vereinbarten Abnahme oder Freigabe.
• Wohin geht die Rechnung? Kläre das richtige Unternehmen als Rechnungsempfänger, die Anschrift, das Rechnungspostfach oder Portal, eine erforderliche Bestellnummer (PO-Nummer) und die zuständige Person für die Leistungsfreigabe.

Projektleitung und Kreditorenbuchhaltung benötigen womöglich unterschiedliche Informationen. Frage, wer eine fehlende Freigabe klärt und ob vor Arbeitsbeginn eine Bestellung vorliegen muss. Speichere die Antworten, statt sie bei jeder Rechnung erneut zusammenzusuchen.

Zur Vorbereitung deiner Preise kannst du mit dem Stundensatzrechner und dem Projektpreisrechner verschiedene Annahmen durchspielen. Die Schätzungen ersetzen weder einen vereinbarten Leistungsumfang noch bestimmen sie die steuerliche Behandlung deiner Rechnung.

Mache aus Arbeitsaufzeichnungen verständliche Positionen

Erfasse deine Arbeit, solange du die Einzelheiten noch kennst: Datum, Projekt, Tätigkeit, Dauer und ob sie zum vereinbarten Umfang gehört. Trenne interne Verwaltung von abrechenbarer Arbeit. Bevor du eine weitere Korrekturrunde übernimmst oder eine Leistung erweiterst, bestätige mit dem Kunden den zusätzlichen Preis oder die Abrechnungsgrundlage.

Eine nach Stunden berechnete Leistungsposition könnte so aussehen:

Website-Überarbeitung, Umsetzung und Tests der mobilen Navigation, 1.–3. Oktober 2026, Bestellung PO-1042: 6 Stunden × 90 € = 540 € netto.

Damit lässt sich der Betrag einer Leistung, einem Zeitraum und einem Auftrag zuordnen. Die zutreffende steuerliche Behandlung kommt gesondert hinzu; das Beispiel ist keine vollständige Rechnung. Beschreibe bei einem Festpreisprojekt den vereinbarten Meilenstein und den Festbetrag, statt deine intern erfassten Stunden als Abrechnungsgrundlage darzustellen. Füge einen Stundennachweis bei, wenn ihr das vereinbart habt. Achte darauf, keine Angaben zu anderen Kunden oder privaten Notizen mitzusenden. Unsere Stundennachweis-Vorlage mit ausgefülltem Beispiel enthält eine kostenlose ausfüllbare PDF sowie Prüfschritte für Zeitangaben und Rundung.

Prüfe das Dokument vor dem Versand

Gleiche den Entwurf mit der Vereinbarung und deinen Aufzeichnungen ab. Stimmen der rechtliche Rechnungsempfänger, der freigegebene Preis, der Leistungszeitraum und die Referenzen? Passen Mengen, Nachlässe und Summen zusammen? Sind frühere Zahlungen berücksichtigt, soweit relevant? Gib Zahlungsinformationen und vereinbarte Fälligkeit deutlich an. Sorge bei Korrekturen dafür, dass nachvollziehbar bleibt, was du ursprünglich versandt hast, statt diese Datei unbemerkt zu ersetzen.

Deutschland: Rechnungsangaben gesondert prüfen

Bei einer gewöhnlichen Umsatzsteuerrechnung gehören zu den wesentlichen Prüfpunkten nach § 14 Abs. 4 UStG die vollständigen Namen und Anschriften beider Parteien, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Ausstellungsdatum, einmalig vergebene fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt, Nettobeträge nach steuerlicher Behandlung sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Befreiungshinweis. Auch vereinbarte Preisnachlässe sind relevant. Sonderfälle und vereinfachte Rechnungen müssen gesondert beurteilt werden; dies ist keine vollständige Checkliste für jeden Umsatz. § 14 UStG.

Nutze den vereinbarten Versandweg und halte das Ergebnis fest

Verwende das vorgesehene Postfach oder Portal und das gesetzlich erforderliche Format. Ein gewöhnliches PDF ist nach den aktuellen deutschen Regeln keine strukturierte E-Rechnung. Die Vorgaben für inländische B2B-Umsätze werden mit Übergangsregelungen eingeführt. Informationen des Bundes zur E-Rechnung zwischen Unternehmen.

Die deutschen Fristen, Ausnahmen und Formate erläutert unser Leitfaden zur E-Rechnung für Freelancer. Kläre vor dem Export, was der Empfänger benötigt, besonders bei öffentlichen Auftraggebern.

Bewahre die versandte Rechnung, Belege, das Einreichungsdatum und eine mögliche Portalbestätigung zusammen auf. Vermerke eine Ablehnung als offenen Klärungsbedarf, nicht als erledigte Einreichung. Falls der Kunde die Rechnung nicht erhalten hat, solltest du Datei, Empfänger und Datum nennen können, ohne erst deinen gesamten Postausgang durchzugehen.

Frage konkret nach

Führe eine Übersicht mit Rechnungsnummer, Kunde, Betrag, Fälligkeit, Zahlungsstand und nächstem Schritt. Prüfe vor einer Erinnerung die Zahlungseingänge. Ist der Betrag noch offen, kontaktiere die für Rechnungen zuständige Person, füge die Rechnung erneut bei und frage nach einem Zahlungstermin oder noch fehlenden Informationen.

Eine kurze Vorlage, nachdem du die Angaben geprüft hast:

Betreff: Offene Rechnung [Nummer]

Hallo [Name],

meine Rechnung [Nummer] über [Betrag], fällig am [Datum], ist nach meinen Unterlagen noch offen. Bitte veranlasse die Zahlung und teile mir mit, wann ich damit rechnen kann. Falls für die Freigabe noch etwas fehlt, sag mir bitte, was benötigt wird. Die Rechnung habe ich erneut beigefügt.

Falls du bereits bezahlt hast, sende mir bitte Zahlungsdatum und Verwendungszweck, damit ich die Zahlung zuordnen kann. Vielen Dank, [Name]

Wird eine Zahlung zugesagt, notiere den Termin und prüfe dann erneut. Werden Leistungen beanstandet oder fehlt eine Freigabe, kläre genau diesen Punkt. Immer schärfer formulierte Varianten derselben Nachricht beheben weder einen falschen Empfänger noch eine unverständliche Rechnungsposition.

Deutschland: Zahlungserinnerung und Verzug auseinanderhalten

Wenn deutsches Recht gilt, sind Fälligkeit und Verzug unterschiedliche Dinge. Eine Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit kann Verzug auslösen, auch wenn sie als freundliche Erinnerung überschrieben ist. Zu den Ausnahmen von der erforderlichen Mahnung gehört ein vereinbarter kalendermäßiger Zahlungstermin. Die 30-Tage-Regel setzt grundsätzlich Fälligkeit und Rechnungszugang voraus; bei Verbrauchern ist ein besonderer Hinweis nötig. Verzug ist ausgeschlossen, solange der Schuldner die Nichtzahlung nicht zu vertreten hat. § 286 BGB.

Für Entgeltforderungen aus Geschäften ohne Verbraucherbeteiligung betragen die gesetzlichen Verzugszinsen jährlich neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Das ist kein pauschaler prozentualer Aufschlag auf jede verspätete Rechnung. Prüfe vor einer Berechnung, ob Verzug eingetreten ist und welcher Basiszinssatz für den Zeitraum gilt. § 288 BGB. Lass dich bei strittigen Forderungen oder weiteren Schritten zum konkreten Fall beraten, statt eine beliebige Gebühr zu ergänzen oder davon auszugehen, dass du die Arbeit einstellen darfst.

Schließe den Vorgang nach Zahlungseingang ab

Ordne die Zahlung der Rechnung zu und halte Datum, Betrag und einen möglichen Restbetrag fest. Eine Teilzahlung sollte als solche erkennbar bleiben. Bewahre Rechnung und zugehörige Unterlagen im Rahmen deiner Buchhaltung auf. Notiere anschließend den Grund einer Verzögerung: fehlende Bestellung, unklarer Leistungsumfang, falscher Empfänger oder eine strittige Zahlung. Passe den betreffenden Schritt vor dem nächsten Projekt an.

TimeBill verbindet Zeitaufzeichnungen, Projekte und die Rechnungsvorbereitung auf deinem Mac. Unabhängig vom verwendeten Werkzeug sollte jede offene Rechnung einen nächsten Schritt haben. Halte die Verbindung zwischen Vereinbarung, erfasster Arbeit und Zahlung nachvollziehbar.