E-Rechnungen in Deutschland: Was Freelancer und kleine Unternehmen wissen müssen

Die Regeln zur E-Rechnung in Deutschland werfen zwei unterschiedliche Fragen auf: Kannst du eine elektronische Rechnung empfangen? Und musst du selbst eine ausstellen? Wer beides verwechselt, kauft als Freelancer womöglich die falsche Software oder übersieht eine Pflicht, die bereits gilt.

Dieser Leitfaden erklärt die Fristen, die besondere Situation von Kleinunternehmern und die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung. Im Mittelpunkt stehen Rechnungen zwischen Unternehmen im deutschen Inland. Für öffentliche Auftraggeber gibt es einen eigenen Abschnitt.

Am 4. Oktober 2026 anhand der unten verlinkten offiziellen Quellen geprüft. Allgemeine Informationen, keine individuelle Steuerberatung.

E-Rechnungen empfangen zu können gehört bereits zum Geschäftsalltag

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Freelancer und Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer nutzen. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach; eine vollständig automatisierte Buchhaltung ist nicht vorgeschrieben. Du brauchst aber eine Möglichkeit, eingehende Rechnungen zu prüfen und aufzubewahren. BMF-FAQ, Fragen 8, 9 und 12.

In der Praxis heißt das: Teile deinen Lieferanten eine E-Mail-Adresse für Rechnungen mit und lege fest, wer das Postfach prüft. Wenn du eine XML-Datei erhältst, öffne sie mit einem passenden Viewer, statt den ungewohnten Anhang für ein defektes PDF zu halten. Die Finanzverwaltung stellt dafür einen ELSTER E-Rechnungsviewer für XRechnung und ZUGFeRD bereit.

Ab wann musst du E-Rechnungen ausstellen?

Für gewöhnliche inländische B2B-Umsätze, die unter die Pflicht fallen, gelten folgende Übergangsregeln:

• Bis zum 31. Dezember 2026: Rechnungsaussteller dürfen weiterhin Papier verwenden oder mit Zustimmung des Empfängers ein gewöhnliches PDF versenden.
• Im Jahr 2027: Diese Möglichkeit für Papier und PDF bleibt bestehen, wenn der nach § 19 Abs. 2 UStG berechnete Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Für 2027 zählt also dein Umsatz aus 2026, nicht dein Gewinn oder der Umsatz deines Kunden.
• Ab dem 1. Januar 2028: Die allgemeinen Übergangsregelungen enden. Für erfasste inländische B2B-Umsätze sind dann strukturierte E-Rechnungen erforderlich, sofern keine Ausnahme greift.

Eine gesonderte Übergangsregelung erlaubt bestimmte EDI-Verfahren noch bis Ende 2027. Die Vorschriften beziehen sich sowohl auf den Leistungszeitraum als auch auf die Frist für die Übermittlung. Gehe deshalb nicht davon aus, dass für eine spät ausgestellte Rechnung automatisch die Übergangsregelung eines früheren Jahres gilt. § 27 Abs. 38 UStG.

Ein Designer, der die regulären Umsatzsteuerregeln anwendet und 2026 einen maßgeblichen Umsatz von 60.000 Euro erzielt hat, kann die zusätzliche Übergangsfrist für gewöhnliche B2B-Rechnungen aus 2027 normalerweise nutzen. Ein Beratungsunternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz kann diese Verlängerung für Papier und PDF nicht nutzen. An der Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, ändert keines der beiden Beispiele etwas.

Welche Umsätze sind betroffen?

Der zentrale Anwendungsfall ist ein in Deutschland steuerbarer Umsatz zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen, bei dem der Kunde die Leistung für sein Unternehmen bezieht. Dass du als Freelancer allein arbeitest, begründet für sich genommen keine Ausnahme. Eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer allein bedeutet außerdem nicht, dass ein ausländisches Unternehmen im Inland ansässig ist.

Gewöhnliche Verkäufe an Verbraucher fallen nicht unter diese inländische B2B-Pflicht. Ist eine Partei nicht im Inland ansässig, muss der Fall gesondert geprüft werden; auch die Vorgaben anderer Länder können eine Rolle spielen. Bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG sind ausgenommen. „Ohne Umsatzsteuerausweis“ ist aber keine allgemeine Ausnahme: Inländische Reverse-Charge-Umsätze können weiterhin unter die Pflicht fallen. BMF-Schreiben von 2025, Abschnitte 14.1 Abs. 3–6.

Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro einschließlich Umsatzsteuer dürfen weiterhin auf Papier oder als sonstige elektronische Rechnung ausgestellt werden, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Maßgeblich ist die gesamte Rechnung, nicht jede einzelne Position. Für diese Vereinfachung gibt es Ausnahmen, unter anderem bei Leistungen nach § 13b, für die der Empfänger die Steuer schuldet. § 33 UStDV.

Kleinunternehmer: Ausnahme beim Ausstellen, nicht beim Empfang

Freelancer, kleines Unternehmen und Kleinunternehmer sind nicht dasselbe. „Kleinunternehmer“ bezieht sich auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG. Ein Unternehmen kann klein sein und trotzdem die regulären Umsatzsteuerregeln anwenden, etwa weil es auf die Kleinunternehmerbefreiung verzichtet hat. § 19 UStG.

Für nach § 19 Abs. 1 steuerfreie Umsätze erlaubt § 34a UStDV weiterhin eine „sonstige Rechnung“. Nach geltendem Recht ist das eine dauerhafte Ausnahme, keine Übergangsfrist, die 2028 endet. Papier bleibt möglich; für ein gewöhnliches PDF ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Du kannst trotzdem freiwillig strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Deine Rechnung muss weiterhin den erforderlichen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer enthalten. § 34a UStDV und BMF-Schreiben von 2025, Randnummer 22.

Die Übergangsregelung mit der Grenze von 800.000 Euro und der Kleinunternehmerstatus beantworten also unterschiedliche Fragen. Ein Unternehmen unterhalb dieser Umsatzgrenze, das die regulären Umsatzsteuerregeln anwendet, erhält mehr Übergangszeit. Für einen Kleinunternehmer, der die Voraussetzungen erfüllt, gilt dagegen eine eigenständige Ausnahme beim Ausstellen. Vertragliche Vorgaben eines Kunden und die Regeln für öffentliche Auftraggeber können zusätzliche Anforderungen mit sich bringen.

Ein gewöhnliches PDF ist keine strukturierte E-Rechnung

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsdaten in einem Format bereit, das Software als festgelegte Datenfelder verarbeiten kann. Eine Word-Rechnung als PDF zu exportieren, Papier einzuscannen oder auswählbaren Text hinzuzufügen, erzeugt diese strukturierten Daten nicht. Ein PDF kann aufgrund einer Übergangsregelung oder Ausnahme weiterhin zulässig sein; es ist dadurch aber nicht automatisch eine E-Rechnung. Informationen des Bundes zu PDF- und E-Rechnungen.

ZUGFeRD und XRechnung sind beide anerkannte Möglichkeiten. Das BMF erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Weder die Dateiendung noch die Bezeichnung „ZUGFeRD“ reicht für sich genommen aus. BMF-FAQ, Frage 7.

ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format passt?

ZUGFeRD verbindet lesbare PDF/A-3-Seiten mit eingebettetem Rechnungs-XML und ist technisch mit Factur-X abgestimmt. Menschen können die Seiten lesen, während die Buchhaltungssoftware die Daten verarbeitet. ZUGFeRD-Erläuterungen des FeRD.

XRechnung ist ein Standard für strukturierte XML-Daten, der auf EN 16931 aufbaut und deutsche Anforderungen ergänzt. Er unterstützt die Syntaxen UBL und CII; ein Viewer kann die Inhalte lesbar darstellen. XRechnung ist bei Behörden weit verbreitet, kann aber auch zwischen Unternehmen verwendet werden. Die deutsche B2B-Pflicht schreibt nicht speziell XRechnung vor. Standardübersicht der KoSIT und B2B-FAQ.

Unsere Empfehlung für die Praxis:

• Gewöhnlicher Geschäftskunde ohne Formatvorgabe: ZUGFeRD mit dem Profil EN 16931 ist ein sinnvoller Ausgangspunkt, wenn du lesbare Seiten und strukturierte Daten verbinden möchtest.
• Der Kunde verlangt ausdrücklich XRechnung: Verwende XRechnung und lass dir die Vorgaben zur Einreichung sowie die Käuferreferenz geben.
• Öffentlicher Auftraggeber: Prüfe die Anforderungen der Behörde, bevor du die erste Rechnung erstellst. Beachte den folgenden Abschnitt, statt davon auszugehen, dass jedes hybride PDF akzeptiert wird.

Stelle zu Beginn der Zusammenarbeit eine konkrete Frage: „Welches Rechnungsformat und welchen Übermittlungsweg akzeptiert eure Kreditorenbuchhaltung?“ Halte die Antwort zusammen mit den Rechnungsdaten des Kunden fest.

Die ZUGFeRD-Profile im Überblick

Ein Profil bestimmt den Umfang der strukturierten Daten:

• EN 16931 (COMFORT): das europäische Kernmodell einer Rechnung; eine sinnvolle Standardeinstellung für gewöhnliche Rechnungen von Freelancern.
• BASIC: weniger Felder, geeignet für einfache deutsche Umsatzsteuerrechnungen. Prüfe, ob das Profil deinen Geschäftsvorfall und die Anforderungen des Empfängers abdeckt.
• EXTENDED: zusätzliche Daten für komplexe Abläufe. Stimme die Verwendung mit dem Empfänger ab.
• MINIMUM und BASIC WL: zu wenig strukturierte Inhalte für die deutsche E-Rechnungspflicht.
• Referenzprofil XRECHNUNG: enthält XML, das der eigenständigen XRechnung-Spezifikation entspricht; öffentliche Portale können die Einreichung als reine XML-Datei verlangen.

Weitere Informationen findest du im Profilleitfaden des FeRD. BASIC und BASIC WL sind unterschiedliche Profile; EXTENDED ist nicht automatisch besser.

Verwende eine Version, die das System des Empfängers akzeptiert. Eine neu veröffentlichte Spezifikation kann eine Vorabversion sein und muss noch nicht der Version entsprechen, die ein öffentliches Portal annimmt. Die KoSIT veröffentlicht den Versionsstatus von XRechnung.

Für öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln

Die Vorgaben für öffentliche Aufträge gelten neben dem Umsatzsteuerrecht. Eine umsatzsteuerliche Übergangsregelung oder die Kleinunternehmerausnahme hebt eine Pflicht gegenüber öffentlichen Auftraggebern nicht automatisch auf. Für Lieferanten des Bundes gilt grundsätzlich seit November 2020 eine E-Rechnungspflicht, von der es Ausnahmen gibt. Die Bundesländer haben eigene Vorgaben. Überblick des Bundes und Informationen zu den Ländern.

Bei einem Auftraggeber auf Bundesebene ist XRechnung der übliche Weg. Alternativen müssen die jeweiligen technischen und rechtlichen Anforderungen sowie die Vorgaben des Portals erfüllen. Der Bund weist ausdrücklich darauf hin, dass eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil XRECHNUNG als strukturiertes XML ohne PDF-Hülle einzureichen ist. Lade deshalb nicht einfach ein gewöhnliches ZUGFeRD-PDF hoch und gehe davon aus, dass es akzeptiert wird. E-Rechnungs-FAQ des Bundes.

Frage die Behörde nach dem akzeptierten Format und der Version, dem Einreichungsweg, der Bestellreferenz und, falls erforderlich, der Leitweg-ID. Diese Kennung dient der Zuordnung zur empfangenden Behörde; als Lieferant brauchst du keine eigene. Für gewöhnliche B2B-Rechnungen ist keine Leitweg-ID erforderlich. Das Feld BT-10 Buyer Reference in XRechnung muss trotzdem einen passenden Wert enthalten. KoSIT-FAQ zur Käuferreferenz.

Prüfe und bewahre die eigentliche elektronische Rechnung auf

Bei hybriden Rechnungen sind die XML-Daten maßgeblich, wenn sie vom sichtbaren PDF abweichen. Prüfe deshalb neben dem Seitenlayout auch die strukturierten Inhalte. BMF-FAQ, Frage 12a.

Die umsatzsteuerlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben gehören in die strukturierten Daten. Ein Stundennachweis als PDF kann die Leistungsbeschreibung ergänzen, aber keine Pflichtfelder ersetzen. BMF-Schreiben von 2025, Randnummer 35.

Eine technische Validierung hilft dabei, fehlerhafte Dateien, fehlende Felder und widersprüchliche Berechnungen zu erkennen. Sie kann nicht beurteilen, ob du den Geschäftsvorfall steuerlich richtig behandelt oder die beschriebene Leistung tatsächlich erbracht hast. KoSIT-Erläuterungen zur technischen und fachlichen Konformität.

Für Eingangs- und Ausgangsrechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Daneben können weitere Aufbewahrungsvorschriften gelten. § 14b UStG.

Bewahre den strukturierten Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form auf. Ein Ausdruck oder Screenshot ersetzt ihn nicht. BMF-FAQ, Frage 13. In der Praxis empfiehlt es sich, die vollständige originale XML-Datei oder das hybride PDF aufzubewahren, Sicherungskopien anzulegen und die Übergabe an die Buchhaltung mit deinem Steuerberater abzustimmen. Eine Datei in einer Rechnungs-App zu speichern, stellt allein noch nicht sicher, dass dein gesamter Aufbewahrungsprozess alle Anforderungen erfüllt.

Bereite deine Abläufe rechtzeitig vor

Du kannst die Umstellung überschaubar halten, ohne jede Rechnung zu einem technischen Projekt zu machen:

1. Ordne deine Kunden ein. Unterscheide zwischen gewöhnlichen inländischen Unternehmen, privaten Verbrauchern, öffentlichen Auftraggebern und Kunden im Ausland.
2. Kläre deine eigene Situation. Stelle fest, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt und, falls nicht, welche Übergangsregelung für dich gilt.
3. Erfasse Rechnungsanforderungen frühzeitig. Halte den korrekten Namen beziehungsweise die Firmierung, die Anschrift, die steuerlichen Angaben und gegebenenfalls die erforderliche Bestell- oder Käuferreferenz fest.
4. Erstelle eine typische Rechnung als Test. Prüfe die strukturierten Daten und frage den Kunden, ob sein System die Rechnung korrekt verarbeitet.
5. Lege feste Abläufe für Versand und Aufbewahrung fest. Kläre, wo die Originaldatei abgelegt wird, wie du sie sicherst und wie sie deine Buchhaltung erhält.

Wenn du nach Stunden abrechnest, erleichtern genaue Zeitaufzeichnungen und aussagekräftige Tätigkeitsbeschreibungen diese Vorbereitung. So hast du die Stunden und Leistungsangaben zur Hand, die du für die Rechnung brauchst.

Erfasste Arbeit und Rechnungen auf deinem Mac verbinden

TimeBill verbindet Projekte, Kunden, erfasste Arbeitszeit und die Rechnungserstellung in einer nativen Mac-App. Erstelle deine Rechnungen auf Grundlage der dokumentierten Arbeit, während Kunden- und Projektdaten bereits bereitstehen.

Vorschau auf die E-Rechnungsfunktionen: Der folgende Exportablauf ist für die kommende TimeBill-Version vorbereitet. Prüfe, ob er in deiner installierten Version bereits verfügbar ist, bevor du ihn für die tatsächliche Einreichung einer Rechnung einplanst.

Unsere Einrichtungsanleitung für E-Rechnungen beschreibt diesen Ablauf für das ZUGFeRD-Profil EN 16931 und eigenständige XRechnung-XML-Dateien. Sie erklärt auch die Kleinunternehmereinstellung. Der hybride Export verwendet EN 16931; er bietet keine Auswahl aller oben beschriebenen ZUGFeRD-Profile.

Für öffentliche Aufträge erläutert die XRechnung-Einrichtungsanleitung die Käuferreferenz und die Einreichung über ein Portal. In diesem Ablauf setzt der Export einer eigenständigen XML-Datei TimeBill Premium in der Mac-App-Store-Version voraus. Eine Datei zu erzeugen und sie an das System des Kunden zu übermitteln, sind zwei getrennte Schritte; TimeBill bietet keinen Versand über Peppol an.

Im Invoice Vault stehen erzeugte Dokumente zur Prüfung und zum erneuten Export bereit. Diese Ablage ersetzt nicht deinen übergeordneten Buchhaltungs- und Aufbewahrungsprozess. Damit der Hinweis auf die Kleinunternehmerbefreiung sowohl im sichtbaren PDF als auch im XML erscheint, befolge den Schritt zu den zusätzlichen Anmerkungen in der Einrichtungsanleitung.

Entdecke TimeBill für Mac und verbinde Zeiterfassung und Rechnungserstellung in einem gemeinsamen Ablauf. Gleiche die unterstützten Exportmöglichkeiten mit den Anforderungen deiner Kunden ab, bevor du dich bei einem konkreten Auftrag darauf verlässt.